Sådan behandler vi dine oplysninger

1. Dataansvarlig

HORN Bordplader A/S (CVR 25798902) er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles i den digitale prisliste. Du finder vores kontaktoplysninger nederst på siden.

2. Hvilke oplysninger behandler vi — og hvorfor?

2.1 Din konto

For at give dig adgang behandler vi dit navn, din e-mailadresse, en krypteret (hashet) adgangskode, din rolle og gruppe (som styrer, hvad du kan se), dit valg af sprog og valuta, hvornår du senest loggede ind, og hvornår du bekræftede at have læst denne tekst.

GrundlagVores legitime interesse i at give vores forhandlere, butikker og medarbejdere adgang til HORNs priser og beskytte dem mod uvedkommende (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f). Har du selv en aftale med HORN, er grundlaget også aftalen (litra b).

2.2 Anmodning om adgang

Anmoder du om adgang, behandler vi det navn, den e-mailadresse og den begrundelse, du selv skriver, så vi kan tage stilling til anmodningen. Anmodningen slettes 30 dage efter, at den er afgjort.

GrundlagLegitim interesse i at kunne behandle anmodninger (litra f).

2.3 Butikslogin

En butik har ét fælles login. Vi behandler butikkens navn og by, navn og e-mail på butikkens kontaktperson og navnet på den, der accepterede brugervilkårene. Vi logger, hvornår en kode vises, sendes eller skiftes, og hvem i HORN der gjorde det (gemmes i 12 måneder).

For at beskytte butikkerne mod, at nogen gætter koden, registrerer vi hvert login-forsøg med tidspunkt og en pseudonymiseret IP-adresse — IP-adressen gemmes aldrig i klartekst, kun som en krypteret kode, der ikke kan føres tilbage uden en hemmelig nøgle. Forsøgene gemmes i 30 dage.

GrundlagLegitim interesse i at give butikken adgang og i sikkerhed (litra f).

2.4 Tilbudsberegneren og gemte tilbud

Gemmer du et tilbud i beregneren, gemmes dets navn, kommentar og valg på din konto. Skriv ikke kundens navn, adresse eller telefon — brug jeres egen reference, fx et sagsnummer. Med butikslogin kan gemte tilbud ses af alle, der bruger butikkens login. Gemte tilbud slettes 12 måneder efter seneste ændring.

GrundlagLegitim interesse i at tilbyde funktionen (litra f).

2.5 Servicepakke-bestillinger

Bestiller du en servicepakke, sendes bestillingen på mail til HORNs kundecenter. Bestillingen gemmes ikke i prislisten — heller ikke vedhæftede filer. Vi gemmer kun en kvittering uden indhold (hvem sendte, hvornår og om det lykkedes) i 90 dage, så vi kan opdage en bestilling, der ikke nåede frem. Om slutkundens oplysninger: se punkt 3.

GrundlagLegitim interesse i at sikre, at bestillinger når frem (litra f).

2.6 Chatbotten (AI)

Prislistens chatbot er en AI-assistent — du skriver ikke med et menneske. Det, du skriver, sendes til vores leverandør Anthropic for at lave svaret. Der sendes ikke navn, e-mail eller andre oplysninger om dig med. Skriv ikke personoplysninger om dig selv eller andre i chatten.

Samtalerne gemmes i 90 dage efter seneste besked, så vi kan rette fejl og forbedre svarene. Enkelte medarbejdere kan læse dem til det formål. Medarbejderes vurderinger af svarene gemmes; navnet på den, der vurderede, fjernes efter 12 måneder. Anthropic bruger ikke samtalerne til at træne sine modeller. Du kan bede os om ikke at bruge dine samtaler til forbedring — skriv til os (se nederst).

GrundlagLegitim interesse i at tilbyde og forbedre hjælpen (litra f).

2.7 Kontakt og henvendelser

Skriver du til os via kontaktsiden, behandler vi dit navn, din e-mail, din virksomhed og din besked. Produktforespørgsler sendes på mail til kundecenteret og behandles i HORNs mail- og sagssystem; tekniske fejl gemmes i prislistens indbakke og slettes 12 måneder efter, at sagen er lukket.

GrundlagLegitim interesse i at besvare henvendelser (litra f).

2.8 Rettelser og forslag (kun HORNs medarbejdere)

Når en medarbejder indsender en rettelse, gemmes navn og e-mail på sagen. Navnet (ikke e-mailen) kan sendes til Monday.com, hvor opgaven løses. Navnene bevares, så længe medarbejderen er ansat hos HORN, og erstattes med »Tidligere bruger« 30 dage efter fratræden.

GrundlagLegitim interesse i at kunne spore, hvem der har foreslået og godkendt rettelser (litra f).

2.9 Brugsstatistik

Vi måler brugen af prislisten uden at gemme, hvad du søger efter. Statistikken laves med Vercel Web Analytics, som er cookiefri og ikke gemmer din IP-adresse. Ud over handlingen (fx en sidevisning) registreres din gruppe og rolle — aldrig navn, e-mail eller bruger-id. Vercel Speed Insights måler, hvor hurtigt siderne indlæses.

GrundlagLegitim interesse i at forbedre værktøjet (litra f).

2.10 Cookies og lokal lagring

Vi sætter kun en teknisk nødvendig login-cookie og en cookie med dit sprogvalg. Servicepakke-formularen gemmer en kladde i din egen browser (ikke hos os), så du kan fortsætte senere; den forsvinder efter 14 dage.

3. Slutkunder (servicepakke)

Har din forhandler bestilt en servicepakke til dig, har vi fået dine oplysninger fra forhandleren. HORN er selvstændig dataansvarlig for dem og bruger dit navn, din adresse og dit telefonnummer (og evt. e-mail) til at planlægge og levere servicepakken — fx opmåling og montering. Er der en montageleder på opgaven, behandler vi også dennes navn og kontaktoplysninger.

GrundlagVores legitime interesse i at levere den ydelse, der er bestilt til dig (art. 6, stk. 1, litra f).

Oplysningerne gemmes ikke i prislisten. De sendes på mail til HORNs kundecenter og behandles i HORNs mail- og sagssystem, indtil servicepakken er leveret og eventuelle reklamationer er afsluttet. Sagen i sagssystemet anonymiseres automatisk efter 731 dage (2 år). Vores mailleverandør (Postmark) gemmer den sendte mail i op til 45 dage.

Du har de samme rettigheder som alle andre — se punkt 7 — og kan kontakte os direkte.

4. Modtagere og databehandlere

Vi sælger aldrig dine oplysninger og deler dem ikke til markedsføring. Vi bruger disse leverandører, som kun behandler oplysninger på vores vegne og efter vores instruks (databehandlere):

• Supabase — database og login. Data ligger i EU (Frankrig). Supabase Inc. er amerikansk.
• Vercel — drift af prislisten (serverne kører i EU, Paris), brugsstatistik og hastighedsmåling. Vercel Inc. er amerikansk.
• Postmark — afsendelse af mails, fx servicepakke-bestillinger og produktforespørgsler.
• Anthropic — chatbottens AI. Får kun den tekst, du selv skriver i chatten.
• Monday.com — opgavestyring af interne rettelser. Får kun medarbejderens navn.

Oplysninger kan dermed blive overført til USA. Grundlaget for overførslen er:

• Vercel og Monday.com: EU-USA Data Privacy Framework.
• Anthropic, Postmark og Supabase: EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

5. Hvor længe gemmer vi oplysningerne?

• Konti — så længe kontoen er aktiv. Eksterne konti uden login i 12 måneder slettes (du får besked først). Medarbejdere, der fratræder, slettes 30 dage efter.
• Anmodninger om adgang — 30 dage efter afgørelsen.
• Login-forsøg på butikslogin — 30 dage (pseudonymiseret IP).
• Log over butikskoder — 12 måneder.
• Chatsamtaler — 90 dage efter seneste besked.
• Gemte tilbud — 12 måneder efter seneste ændring.
• Kvitteringer for servicepakker — 90 dage. Selve bestillingen gemmes ikke.
• Henvendelser — 12 måneder efter, at sagen er lukket.
• Rettelser og forslag — navne fjernes 30 dage efter, at medarbejderen er fratrådt.
• Mails hos Postmark — 45 dage.

Vi sletter automatisk efter fristerne ovenfor.

6. Skal du give oplysningerne?

Du skal oplyse navn og e-mail for at få en konto. Uden dem kan vi ikke give dig adgang.

Automatiske afgørelser: Vi træffer ikke afgørelser om dig alene på grundlag af automatisk behandling.

7. Dine rettigheder

• Indsigt — få at vide, hvilke oplysninger vi har om dig, og få en kopi.
• Berigtigelse — få forkerte oplysninger rettet.
• Sletning — få slettet dine oplysninger, når vi ikke længere må eller skal have dem.
• Begrænsning — i visse tilfælde få begrænset behandlingen.
• Dataportabilitet — få dine oplysninger udleveret i et maskinlæsbart format.
• Indsigelse — gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af vores legitime interesser.

Skriv til os (se nederst), så svarer vi inden for en måned. Du kan også klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby — dt@datatilsynet.dk.

8. Sikkerhed

Vi beskytter oplysningerne med tekniske og organisatoriske foranstaltninger: adgang kræver login, adgangskoder gemmes som hash, butikskoder gemmes krypteret, og kun medarbejdere med et reelt behov kan se personoplysninger.

Kontakt

HORN Bordplader A/S (CVR 25798902)
Farvervej 40
DK-7490 Aulum
Tlf. +45 9749 8090
post@hornbordplader.dk